Pour réussir, les entreprises doivent prioriser leurs problèmes. Toute entreprise en pleine croissance a des contraintes de ressources, de personnel, de temps et de capitaux. Il importe que l’entrepreneur consacre son temps aux domaines les plus importants. Il lui faut établir des priorités ; ceux-ci doivent faire l’objet d’une fréquente réévaluation. Mais comment hiérarchiser les challenges ? Nous allons nous atteler à répondre à cette question, dans les lignes qui suivent.
Disposer de chiffres fiables sur son activité
Pour définir leurs priorités, les entrepreneurs doivent disposer de données concrètes et utiles sur leurs activités. Si vous fabriquez un produit, vous devrez connaître quotidiennement votre carnet de commandes, le nombre d’unités produites, les fournitures ou les matières premières utilisées, ainsi que les stocks. Vous devrez également vous intéresser aux problèmes de qualité, les unités livrées à temps, les récriminations des clients concernant les défauts de fabrication, les livraisons tardives, de même que les ventes réalisées, les encaissements, les décaissements, le nombre d’employés absents etc. Une autre façon d’obtenir les chiffres dont vous avez besoin pour gérer efficacement vos priorités consiste à réfléchir à ce que les clients veulent et à ce que vous devez faire pour répondre à ces besoins. Tous les clients veulent des produits ou des services sans défauts, livrés à temps, ainsi qu’un service client génial et attentionné.
Prendre du recul
Penser stratégiquement ou à un niveau macro sur la façon de développer une entreprise est différent de la pensée tactique et réactive face à des besoins commerciaux plus immédiats. Plusieurs entrepreneurs ont souligné la nécessité de s’éloigner un peu de l’entreprise pour réfléchir clairement à ce qu’ils devraient faire à plus long terme. Au travail, la prise de décision quotidienne dans le feu de l’action a souvent entravé la réflexion sur la direction de l’entreprise. Il était nécessaire de mettre de côté le temps de s’éloigner des exigences quotidiennes de l’entreprise pour se concentrer sur les priorités. Un entrepreneur a souligné ce besoin en disant: «Prenez un après-midi par semaine pour réfléchir à cinq choses critiques dans l’entreprise et assurez-vous que vous vous focalisiez sur de grandes opportunités ou des problèmes tangibles.» Il est difficile de penser stratégie lorsque vous vous occupez de tâches routinières. Une entreprise en pleine croissance signifie généralement plus d’employés, plus d’erreurs, plus de malentendus et plus de problèmes de personnes.
Identifier les goulots d’étranglement
L’enseignement donnée dans l’armée aux chefs d’équipe et aux officiers subalternes est un bon exemple de ce que c’est que la priorisation : évaluer la situation et aller où vous pouvez avoir l’impact le plus critique par rapport à la mission. Cette approche peut s’utiliser de diverses façons. On peut se concentrer sur l’identification et la réparation des goulots d’étranglement. Pour ce faire, on élabore des diagrammes d’écoulement, montrant chaque étape critique dans le processus de génération du profit, pierre angulaire d’une entreprise. Cet organigramme doit être conçu comme un pipeline ou un entonnoir, de sorte qu’on puisse contrôler les flux pour déterminer les endroits où se trouvent des goulots d’étranglement ou des retards d’écoulement.
Ne pas tomber dans l’autosatisfaction
Prenez garde à la séduction des listes basées sur des tâches. Les éléments de hiérarchisation sont simples: savoir quelles tâches doivent être réalisées et classer celles-ci par ordre de priorité. L’une catégorisation les plus usitée est « important, pas important, urgent, pas urgent ». De toute évidence, les tâches à la fois urgentes et importantes sont en tête de liste, tandis que les problèmes non importants ou pas urgents viennent en dernier. C’est bien, dans la mesure du possible, mais le processus peut créer un faux sentiment de satisfaction: Si quelqu’un suit la liste du début à la fin, cela veut-il dire qu’il a donné le meilleur de lui-même? Vous n’allez jamais terminer cette liste et vous perdriez le temps chaque jour en la révisant. Concentrez-vous uniquement sur les activités qui stimuleront la croissance.
Oublier le perfectionnisme
Pour certains entrepreneurs, il est vraiment difficile de laisser les choses inachevées et ne pas être perfectionnistes. Si vous voulez réussi votre processus d’hiérarchisation, vous devez être capable de pouvoir laisser tomber une tâche inachevée pour vous concentrer sur une autre qui a un plus grand potentiel pour générer des résultats. Cela peut sembler contre-intuitif, mais dans le démarrage d’une entreprise, le perfectionnisme peut être un problème. Vous devez être prêt à faire les choses à moitié pour avoir la chance d’obtenir de meilleurs résultats.
Commencer par le plus dur
La procrastination n’est pas une espèce de paresse. C’est un évitement et nous évitons naturellement les choses que nous ne voulons pas faire. Lloyd Blankfein, le PDG de Goldman Sachs, a dit une fois que la première chose qu’il fait dans son bureau est la tâche qu’il craint le plus. Faites ce qui vous rebute le plus afin d’élimine cette crainte persistante. Cela vous permettra d’avoir plus d’énergie pour les tâches à venir. N’essayez pas de boucher des trous dans la coque d’un bateau qui fuit de partout. Si les difficultés sont trop nombreuses, il se pourrait que ce soit votre stratégie elle-même qui pose problème. Comme l’a dit Tim Chen, le fondateur de NerdWallet : «Ne passez pas votre temps à écoper un bateau qui fuit, passez votre temps à changer de bateau.»
Communiquer avec ses employés
Une fois les priorités définies, il est important de les communiquer aux employés. Plusieurs voies peuvent être utilisées. De nombreux entrepreneurs tiennent un briefing en début de journée avec tous les employés pour fixer les priorités pour la journée et un autre en fin de journée pour passer en revue la journée. D’autres entrepreneurs tiennent des réunions matinales avec les chefs de sections, qui, à leur tour, communiquent avec leurs subordonnés.